Публикация материалов
Виды публикаций
Любой текстовый или графический материал создается с конкретной целью. Как правило, предполагается, что его должен увидеть кто-то еще кроме автора. Поэтому заключительным этапом почти всегда является публикация. Это - отдельный процесс, которому есть смысл уделить некоторое внимание.
Все публикации можно разделить на те, которые будут распространяться в электронном виде или же в виде твердой копии, чаще всего на бумаге, но не обязательно.
Оба вида публикаций могут использоваться часто или от случая к случаю, может быть вообще всего один раз.
Виды публикаций.
Всегда полезно понять, к какой категории относится тот документ, над которым предстоит работать. От этого зависит способ его публикации и свойства, которыми она должна обладать. Любой документ, в том числе и предназначенный для печати на бумаге, сначала создается в электронном виде. Как следствие - практически во всех случаях возникает вопрос о том, какой формат файла использовать для публикации.
Ниже изложены основные моменты, позволяющие сделать правильный выбор. Общим правилом является предпочтение открытых форматов файлов - в первую очередь из-за отсутствия их привязки к какому-либо одному вендору или программе. Это их свойство позволяет с большей уверенностью говорить о том, что файл, созданный сейчас и с помощью конкретной программы, можно будет использовать в будущем и/или в другой программе. За более подробным описанием обсуждаемых здесь форматов файлов можно обратиться к приложению.
Форматы файлов для публикации
Материалы, попадающие в верхнюю левую четверть таблицы могут быть подготовлены в любой подходящей программе, будь то офисный пакет или графический редактор. Такие документы не распечатываются на принтере, а распространяются в виде файлов любым доступным и удобным способом, например, по электронной почте. Единственно на что нужно обращать внимание при выборе форматов файлов, это использование тех из них, с которыми смогут работать все адресаты.
Верхняя правая часть таблицы подразумевает получение небольшого количества экземпляров документа в виде твердой копии. Самый простой и часто используемый путь - распечатка на ближайшем доступном принтере. Это позволяют делать все программы для подготовки текста и графики.
Такая прямая печать удобна и позволяет быстро получить результат. Поэтому она создает иллюзию простоты. Следствием этого довольно часто является пониженное чувство ответственности при создании документа, что приводит к его низкому качеству. Это относится и к содержательной части, и к оформлению. На практике даже простые одностраничные документы могут перепечатываться по 3-5 раз прежде чем будет получен окончательный вариант.
Другая проблема состоит в том, что на бумаге документ может выглядеть совсем не так, как на экране монитора. Например, таблица может не поместиться на странице по ширине, или настройки принтера изменят размер полей и форматирование текста при этом собьется. Здесь есть простое решение, которое заключается в обязательном просмотре предпечатного вида документа перед отправкой его на принтер. Такую функцию имеют практически все программы.
Но самое неприятное, что прямая печать почти всегда приводит к получению документа, который имеет легко узнаваемый "офисный" вид. Почти такой же, как тот, что напечатан на пишущей машинке 100 лет назад. В некоторых случаях это не приемлемо.
Для всей верхней части показанной выше таблицы при публикации почти всегда допустимы те форматы, которые использовались автором при создании документов. Если в этом процессе участвуют несколько человек, то все они должны иметь возможность открывать файлы. А для этого требуется, чтобы они пользовались одинаковым или хотя бы совместимым программным обеспечением.
Форматы семейства ODF хорошо подходят для публикации в подобных ситуациях. Для растровой и векторной графики можно использовать PNG и SVG соответственно.
Хорошим решением может стать использование формата PDF. Он является кроссплатформенным и может быть прочитан практически на любом компьютере. Иногда PDF становится не просто лучшим, а обязательным вариантом так как изменение файлов в этом формате, хотя и возможно, но затруднено. Это одна из причин, по которой, например, компании предпочитают выставлять счет на оплату в формате PDF, если требуется его электронная версия. То же относится и к другим официальным документам, особенно таким, на которых присутствует печать и подпись ответственного лица.
Требования к документам в нижней левой четверти таблицы более серьезные. Их оформление должно быть продуманным с точки зрения удобства чтения и понимания содержания. Здесь все важно - выбор шрифта, разбиение на абзацы, качество графики и так далее.
То же, но в гораздо большей степени относится к материалам в нижней правой части таблицы. Здесь подразумевается использование профессионального полиграфического оборудования для получения большого тиража бумажных копий. Такое оборудование предъявляет вполне определенные требования к подготовленным для него файлам. Кроме того, надо учитывать, что любая ошибка будет помножена на количество экземпляров.
Для нижней части таблицы нет однозначных рекомендаций по выбору форматов файлов. Многое зависит от особенностей материала, целевой аудитории и способа распространения или печати. Есть несколько кандидатов для публикаций массового характера.
Материалы в электронном виде чаще всего публикуют в формате HTML (гипертекст). Его удобство и заслуженную популярность невозможно переоценить. Подтверждением этому служит весь Интернет, который полностью основан на гипертексте.
Формат HTML является кроссплатформенным и очень гибким. Его удобно читать с экрана, а если возникают какие-то проблемы, то всегда можно изменить начертание или размер шрифта, все современные браузеры это умеют. Однако, верстка не является сильной стороной гипертекста. Ее реализация может оказаться на практике неоправданно сложной для конкретной ситуации. И все же для чтения on-line формат HTML подходит лучше всего.
Для чтения off-line с экрана можно использовать формат PDF. Но он обладает противоположными формату HTML свойствами. Дело в том, что в PDF текст и графика жестко "вморожены" в страницу. Их размеры, как и размер шрифта нельзя изменить при чтении. Можно увеличить или уменьшить только всю страницу целиком. Это приводит к тому, что при масштабировании страница либо не помещается целиком на экране монитора, либо занимает не все его пространство. В обоих случаях читатель испытывает дискомфорт. Кроме того, часто навигация по большому документу бывает сделана неудобно, хотя это скорее не недостаток формата, а его неправильное применение. Формат PDF используют в основном для публикации "строгих" документов - корпоративных, технических, регламентирующих - таких, где верстка и стиль оформления работают на решение задачи однозначности толкования контекста.
Гораздо лучше для для чтения off-line с экрана монитора (ноутбука, планшета, смартфона) подходит свободный формат fb2. Файлы в этом формате основаны на технологии XML и легко поддаются корректировке. Он позволяет создавать объемные документы с текстом и графикой, снабжать их сведениями об авторе, аннотациями, оглавлением, примечаниями и ссылками. Все это работает так же, как гипертекст в Интернете - быстро и удобно. Вид и размер шрифта, цвет шрифта и фона, а также многое другое легко настраивается при чтении, а не зашито в файл с документом. При этом весь экран наилучшим образом используется для размещения текста и графики. В формате fb2 удачно сочетаются гибкость оформления и точность верстки, достаточные во многих конкретных случаях. Чаще всего в этом формате распространяются книги, но это конечно могут быть и любые другие документы.
Еще один формат для чтения с экрана - ePub. В отличие от fb2, он представляет собой не монолитный файл, а сжатый ZIP-архив (контейнер), содержащий набор файлов с текстом, графикой, стилями и метаинформацией (сведения об авторе, издательстве, количестве страниц и т.п.). Файлы формата ePub обычно содержат настройки стиля и их не всегда можно изменить при чтении. Кроме того, из-за сложной структуры не все программы для чтения корректно работают с некоторыми его возможностями, например, со ссылками и примечаниями.
Некоторый интерес представляет открытый формат DjVu. Во всяком случае, он мог бы использоваться для архивного хранения электронных копий созданной ранее документации, в том числе чертежей. Одно время он был очень перспективен, но с 2006 года не развивается.
При печати большого количества бумажных копий на офисных принтерах иногда просто используют тот формат, в котором документ был создан. Это - не лучшее решение. Результат все равно будет далек от того, какой можно получить в типографии. Есть смысл потратить дополнительные усилия на качественное оформление и "заморозить" его в PDF. Но все равно это очень неэкономичный способ выпустить тираж.
Для получения больших тиражей с использованием профессионального полиграфического оборудования можно подготавливать материалы в формате PDF/X1a. Это - разновидность формата PDF, имеющая некоторые ограничения, позволяющие гарантировать возможность печатного процесса. Типографии, в том числе такие, кто выполняет печать книг по запросу, работают именно с таким форматом файлов.
Подготовка файлов нужного формата и их чтение и редактирование
Если файл создан, а затем открыт в своем "родном" приложении, то с его чтением и редактированием проблем не возникает. Но вопросы могут появиться, если от этой схемы приходится отступать.
Файлы HTML очень просто можно получить и редактировать с помощью LibreOffice Writer. Для этого надо выбрать в главном меню Файл пункт Сохранить как и затем указать нужный формат файла - HTML. Существует множество других программ, в том числе свободных, для работы с гипертекстом. Наконец, такой файл можно просто открыть в текстовом редакторе и, имея небольшой навык, создавать и редактировать.
Файлы PDF также создаются очень просто. Почти все программы, рассмотренные в этой книге, имеют в главном меню Файл пункт Экспорт (или Сохранить как) в формат PDF. Хотя читать такие файлы надо с помощью специальной программы, обычно она всегда установлена на компьютере. Но вот для редактирования файлов PDF требуется отдельный инструмент. Например, Inkscape позволяет делать это (с помощью программы Poppler). Есть и другие варианты. Но, поскольку редактирование PDF затруднено, всегда проще внести изменения в исходный файл и "заморозить" его заново.
Непродуманное использование формата PDF может привести к проблемам. Вот пример. Практически все организации имеют архив электронных документов. Любой архив должен предоставлять возможности контекстного поиска по содержанию документов, которые в нем хранятся. Одно из назначений формата PDF - это как раз архивное хранение. Казалось бы, это то, что нужно. Совсем недавно в России определен наконец формат электронного документа для межведомственного документооборота и постоянного хранения - им стал PDF/А. Но надо понимать, что контекстный поиск по содержанию обеспечивают только правильно созданные документы. Если файл PDF получен простым сканированием бумажной копии, как это часто бывает на практике, то он содержит только изображение этой копии, картинку. Никакого текста, по которому можно было бы провести поиск, там нет. И для архива он практически бесполезен. Это нужно учитывать и подготавливать документы для хранения в базах данных правильно.
Примером архивов очень большого объема являются библиотеки, в том числе и электронные. Формат fb2 позволяет не только производить контекстный поиск, но и автоматизировать обработку поступающих книг (или любых других документов). Он содержит для этого всю необходимую метаинформацию.
Для создания и редактирования файлов в формате fb2 существует специальное дополнение для OpenOffice/LibreOffice Writer. Оно называется OOoFBTools и его надо устанавливать. Но после этого с файлами fb2 можно делать все, что угодно.
Еще одно дополнение для LibreOffice Writer - writer2xhtml - позволяет создавать и редактировать файлы в формате ePub. Для этих же целей имеется отдельное приложение Sigil. Оно является кроссплатформенным и свободным. Впрочем, книгу в формате ePub несложно создать и с помощью обычного текстового редактора, если взять за основу какой-либо готовый файл. Другая возможность - использовать сервисы в Интернете для конвертации текста или файлов HTML в формат ePub.
Совместимость форматов
Текст на бумажном носителе является наиболее универсальной формой публикации. Здесь практически не бывает проблем с чтением. С документами в электронном виде, наоборот, такие проблемы не только возможны, но постоянно возникают.
Выбор наиболее подходящего формата файла для сохранения результатов работы вовсе не гарантирует, что публикация сделана правильно. Материал должен быть доступен той аудитории, для которой он предназначен. Какой смысл в распространении материала, если никто не сможет открыть и прочитать подготовленные файлы?
При передаче файла всегда следует задать себе вопрос, сможет ли адресат открыть его. А если не сможет, то как решить такую проблему. Любая программа может работать только с определенным набором форматов файлов. Другие форматы она просто не откроет. Поэтому надо представлять себе, что это за форматы, а также какое программное обеспечение используют те, для кого предназначена публикация, и какими возможностями оно обладает.
Выше уже отмечалось, что свободные форматы имеют преимущество перед закрытыми в плане совместимости. Это делает их более предпочтительными. То же относится к свободному программному обеспечению. Оно, как правило, поддерживает работу с большим количеством форматов файлов, чем проприетарное.
К примеру, Libre Office для работы и сохранения в качестве основных использует форматы файлов семейства ODF. Но он понимает и форматы doc и docx. И работа, и сохранение в этих форматах возможны. Однако, все же лучше выбрать для работы ODF. А сохранять в doc только в том случае, если файл надо передать туда, где никакой другой формат не поддерживается.