Виртуальная АТС — снижаем затраты

Организация колл-центра компании всегда сопряжена с определенными затратами – установка и настройка сервера АТС, покупка оборудования для совершения звонков и пр. В условиях нашей экономики не каждая компания может позволить себе эти затраты. Однако, преимущества использования АТС в компании любого размера бесценны. Это отражается не только на удобстве работы сотрудников, но и на имидже компании. С развитием интернет технологий стало возможным многократно снизить стоимость внедрения этой системы за счет Виртуальных АТС (ВАТС).

Чем же отличаются виртуальные (или облачные, как стало модно говорить) АТС от физических?

Практически ничем. Главное отличие — это то, где расположен сервер самой АТС. Вместо подключения к серверу, расположенному в вашем офисе, вы подключаетесь к такому же серверу, но размещенному в офисе провайдера. Вам не нужно покупать железо и ставить в офисе, вы будете арендовать его. Поэтому и платить будете намного меньше, но ежемесячно. Конечно, на ip-телефоны или гарнитуры для ПК потратиться все равно придется.

Функционально виртуальная и физическая АТС не отличаются. Доступны и запись звонков, и голосовое меню, и бесплатная внутренняя связь и т.д.

Почему же стоит задуматься о подключении АТС? Рассмотрим некоторые преимущества.

Трансфер звонка.

Мы живем уже не в то время, когда для разговора с необходимым менеджером необходимо слушать, как их зовут к телефону, ждать, пока они подойдут к телефону, и слышать шум офиса. Ведь проще озвучить имя сотрудника или отдел, и через несколько секунд, оператор переключит вызов. А еще проще самостоятельно набрать внутренний номер сотрудника еще больше экономя себе время. Какие из этого выгоды?

• Клиент быстрее попадает на нужного сотрудника, экономя свое время. Клиент, которому нужно ждать – недовольный клиент;
• Повышается эффективность работы менеджеров, они отвечают на звонки, не вставая с рабочего места;
• У клиента формируется положительное впечатление о компании, она растет в статусе в его восприятии.

Голосовое меню.

Все мы люди, а не роботы. А значит, можем совершать ошибки, быть нечеткими, подвержены перепадам настроения. После установки голосового приветствия на ВАТС, звонки ваших клиентов будут встречены приятным голосом диктора, который четко представит компанию и задаст приятную атмосферу разговора.

• Повышается имидж компании в глазах потенциального клиента;
• Во время ожидания ответа (если операторы заняты) клиент слушает не гудки, а приятную музыку или даже полезную информацию об услугах компании.

Запись всех разговоров.

Фразу «клиент всегда прав» можно забыть в решении спорных вопросов, когда всегда есть возможность поднять разговор недельной (или месячной) давности и точно подтвердить, какие запросы были сделаны клиентом, какие обещания были даны сотрудником. В руках умелого руководителя элементарная функция становится инструментом роста и развития бизнеса:

• Оценка работы сотрудников на «тестовом» периоде – действительно ли кандидат детально ознакомился со сферой работы компании, как обещал;
• Контроль качества оказываемых консультаций – не теряет ли компания клиентов за счет некомпетентности или невежества менеджеров;
• Обучение сотрудников – «разбор полетов» путем выборочного совместного прослушивания записей разговоров менеджера для выявления моментов, требующих совершенствования, или прослушивание записей опытного сотрудника в качестве примера;
• Решение любых конфликтов – такие фразы как «а вы обещали», «вы вроде говорили», «я просил одно, а получил другое» теперь всегда можно перепроверить и узнать, что произошло на самом деле в разговоре, и кто говорит правду;
• И самое очевидное, также как с видеонаблюдением – зная, что их в любой момент могут проверить (прослушать) сотрудники чудесным образом становятся более профессиональными и вежливыми.

Настраиваемая маршрутизация входящих и исходящих звонков

Представим себе отдел продаж из 5 человек, которые принимают звонки от клиентов, желающих оформить заказ или получить консультацию. Подключение АТС поможет эффективно организовать работу и нагрузку этих сотрудников путем распределения поступающих звонков по желанию руководства:

• все 5 телефонов звонят одновременно до первого поднятия трубки;
• каждому менеджеру по очереди (первый звонок на менеджера 1; следующий на менеджера 2 и т.д.);
• по установленному порядку приоритета (каждый звонок сперва направляется на менеджера 1, если он недоступен или занят, АТС направляет звонок на следующего по приоритету и т.д.);
• на случайного менеджера каждый раз;
• на менеджера, который дольше всех не принимал звонки.

Далее можно рассмотреть способы поддержания обратной связи, будь это звонок текущему клиенту, ответ на заказ обратного звонка, совершение холодных звонков. Клиенты компании могут находиться в разных городах, странах, оставлять городские и мобильные номера. Виртуальная АТС позволяет подключить различные каналы связи (транки) и использовать наиболее выгодные по каждому направлению. Самое главное – менеджерам не нужно будет самим принимать решение, какой транк использовать, АТС сделает это самостоятельно, распознав набранный номер и применив к нему прописанные правила дозвона (dial plan).

• городской номер для связи по городу;
• сим-карты операторов сотовой связи, подключенные через шлюз, для звонков на мобильные номера;
• каналы ip-телефонии для междугородней или международной связи.

С какой бы стороны вы не смотрели на ситуацию, подключение виртуальной АТС будет не только удобным, но и выгодным вложением средств.

Информация предоставлена
Компанией «Авантаж Маркет-Телеком»
https://shop.itsc.kz

---

---